Dataskyddsbeskrivning för släktföreningen Standerskjöld r.f
Medlemsregistret
Medlemsregistrets ändamål och den lagliga grunden för behandling av personuppgifter.
Ändamålet med att upprätthålla ett medlemsregister är att möjliggöra och dokumentera föreningens verksamhet och organisation, samt att förverkliga föreningens och medlemmarnas rättigheter och skyldigheter. Genom att upprätthålla ett medlemsregister är det möjligt att veta vilka personer som är medlemmar i föreningen, samt ger möjlighet för föreningens funktionärer att kontakta och informera medlemmar om aktuella händelser som berör dem.
Den rättsliga grunden för upprätthållande av medlemsregistret är att behandling av personuppgifter är nödvändig för att fullfölja en rättslig förpliktelse (föreningslagen förutsätter att en förteckning över medlemmar förs av föreningen).
Föreningen kan publicera utdrag ur medlemsregistret som innehåller medlemmarnas namn, titel och födelseår. Sådant utdrag kan i tryckt eller elektronisk form tillställas medlemmarna (tex. vid årsmöten).
Hantering av personuppgifter.
Personuppgifter hanteras av föreningens styrelse, sekreterare, genealog, kassör och bokförare. Uppgifterna i medlemsregistret överlämnas inte utanför organisationen. Personuppgifter transporteras inte till aktörer som befinner sig utanför EU.
Lagring av personuppgifter.
Uppgifterna lagras så länge som medlemskapet fortgår och raderas därefter. Registret underhålls endast i elektronisk form som en Excel-fil som handhas av sekreteraren. Utgångspunkten är att endast personer inom föreningen som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem.
Den registrerades rättigheter.
Personer som finns upptagna i medlemsregistret har rätt att begära tillgång till och rättelse av sina uppgifter. Så länge medlemskapet fortgår är det inte möjligt att begära radering av sina uppgifter, men det är möjligt att begränsa eller invända mot behandlingen. Rätten till dataportabilitet är möjlig endast i de fall då medlem säger upp sitt medlemskap.
Klagomål.
Personer som finns upptagna i medlemsregistret har rätt att inge klagomål gällande behandlingen. Klagomål riktas i första hand till registratorn men registrerad har även rätt att vända sig till Dataskyddsmyndigheten.
Skyldighet att tillhandahålla uppgifter.
Föreningslagen förutsätter att föreningen upprätthåller en förteckning över samtliga medlemmar. Ifall uppgifterna inte lämnas är det inte möjligt att vara medlem i föreningen.
Policy gällande fotografering vid föreningstillfällen
I samband med föreningens verksamhet tas det ibland fotografier och videon av programmet och av personerna som deltar. De här fotografierna publiceras i huvudsak på den avdelning av föreningens hemsidor som är öppna bara för medlemmarna och vilka är skyddade med lösenord. Det kan också förekomma fall då bilder publiceras på den allmänt tillgängliga delen av hemsidorna eller i tryckt material.
Syftet med att ta fotografier eller videon är att informera medlemmarna om föreningens verksamhet och om hur välbesökta olika tillställningar har varit. Föreningens styrelse har bedömt att föreningens intresse att informera om sin verksamhet och medlemmarnas intresse att bli informerade om verksamheten väger tyngre än de avbildade personernas intresse för skydd av sina personuppgifter. Då man gjort denna avvägning har man tagit i beaktande 1) att största delen av bilderna publiceras endast på den del av hemsidorna som är skyddad av lösenord, och 2) att då bilderna för det mesta publiceras enbart elektroniskt, är det också lätt att ta bort eller redigera en bild om någon som är på bilden önskar det. Personer som finns på bilderna eller videorna har rätt att få bilden eller videon antingen borttagen eller redigerad så att man inte känner igen personen. Om man vill utnyttja denna rättighet skall man kontakta föreningens registrator Mathias Standertskjöld-Nordenstam. Man kan också meddela den person som tar fotografier eller videon vid det ifrågavarande tillfället att man inte vill synas på fotografierna eller videorna.